传真机是苏格兰钟表匠亚历山大·贝恩 (Alexander Bain) 的发明，于 1842 年首次推出。它由一台机器组成，可以翻译电报信号并将这些信号以图像形式复制在纸上。从那时起，传真已发展成为一种复杂的通信介质，能够将图像转换为电子和数字数据信号，通过电话线传输它们，并将这些信号重新配置回纸张或胶片上的原始图像。传真机能够解释和传输图像、文本、照片、图画、文字甚至整个地图。世界各地的企业都依靠传真技术来加快对时间和安全敏感的重要文件的传输。
传真机是分发传真的主要来源，其工作方式是将文档扫描并复制为位图图像。然后图像由传真机编码成电子或数字信号并通过电话网络传输到另一台传真机。在另一端，接收传真机将解释电子或数字信号，将其转换回位图数据，并在纸上打印出原始图像。传真机的用户通过使用分配给传真机的电话号码来将传真传输到分配有电话号码并链接到电话网络的另一台传真机来实现这一点。根据文档的大小和页数，此过程通常只需几分钟即可完成。
传真机是分发传真的主要来源。随着互联网的出现，传真机面临着其他技术进步带来的一些严峻挑战允许在线发送文档。一种简单的方法是部署扫描仪来扫描文档并使用电子邮件将文档作为附件发送。然而，安全性有时是一个问题，特别是在未加密的平台上。因此，一些企业仍然依赖传真来帮助减轻与可能允许文档被拦截的未加密平台相关的危险。
除了传真机之外，许多企业还会部署传真服务器，用于接收传入的传真并将其存储在服务器的硬盘上。与多台传真机相比，使用传真服务器的优点是可以降低与每天打印多份传真相关的成本，同时消除与打印不需要的传真相关的浪费。传真提供商也是企业可以使用的另一种选择，允许通过互联网传输传真。使用提供商可以让用户消除相关费用与传统的传真方式。
