即使是像手动订书机这样简单的办公设备也会给文员带来问题。将几页报告装订在一起可能听起来并不是特别危险，但执行该动作 200 次可能会导致重复性应激障碍。这就是为什么随着时间的推移，电动订书机等设备的进步实际上可以为公司节省资金。更少的重复性运动伤害意味着更高的工人生产力、更低的缺勤率和更少的职业健康诊所就诊次数。
电动订书机使用电磁开关来复制工人手压在顶部的运动。电动订书机的优点之一是一致性——电磁开关每次都会提供相同的压力。在数百次手麻木的敲击之后，人类文书工作人员可能难以保持一致的压力。使用电动订书机，最后一拳与第一拳一样扎实。
竖起大拇指的商人另一个电动订书机的优势在于容量。将两页报告装订在一起可能并不费力，但将 20 页的公司新闻通讯装订在一起可能需要付出巨大的努力。电动订书机通常可以穿过厚厚的一叠纸，而不会卡住或损坏纸张订书机。手动订书机的功能取决于用户的能力，并且它们可以成功装订在一起的页面数量绝对有上限。
有时，打印项目需要不同的装订方式。公司安全手册或促销目录可能需要在折叠页面的中间放置两到三个订书钉。这在出版界称为"骑马订"。一些手动订书机可能有更深的设置，可以骑马订小册子，但它们可能缺乏渗透能力l 页数。深度设置的电动订书机可以进行骑马订，无需专门的装订设备。
