为了在互联网等网络上统一处理电子邮件，设计了简单邮件传输协议 (SMTP)，它是用于电子邮件交换的标准协议。在服务器级别，SMTP 负责在中继主机之间发送和接收电子邮件，中继主机将邮件通过网络路由到其目的地。在客户端（用户）级别，大多数人仅将 SMTP 与发送邮件联系起来，并且发送邮件服务器的地址通常是 smtp.[thedomain].com。但是，传入邮件服务器地址可能以检索协议命名，例如邮局协议 3 (POP3)、pop3.[thedomain].com 或 Internet 消息访问协议 (IMAP)， imap.[thedomain].com。
互联网服务提供商 (ISP) 通常为其客户提供 POP3 地址。从传入邮件服务器收集邮件需要进行身份验证，并采用电子邮件地址和关联密码的形式。这可能是仅用于邮件的专有密码，或分配给帐户的密码。一次只有一个客户端可以访问 POP3 邮箱，邮件一旦被收集，就会自动从服务器上删除。
可以根据所使用的检索协议来命名传入邮件服务器。而POP3 很高效，但并不总是方便。 IMAP 协议允许从服务器检索邮件，同时保留副本。这对于从多个客户或地点收集邮件的人来说很方便。例如，使用 IMAP，用户可以在工作时收集个人电子邮件以了解最新情况，然后可以将其从工作计算机上删除并在家里再次收集以进行回复。然后可以将家庭电子邮件客户端配置为从服务器上删除邮件。
SMTP 是一种用于发送和接收电子邮件的协议。那些使用个人数字助理 (PDA)、手机和其他具有电子邮件访问权限和 IMAP 支持的个人电子产品的用户也会喜欢能够检查邮件，而无需从服务器上删除邮件。尽管有些邮件可能会被删除。使用拇指键盘可以快速答复，以后可以更方便地从标准计算机键入较长的答复。使用 IMAP 协议，还可以对传入邮件服务器上的邮件进行标记或标记以指示各种状态或条件。例如，收集的邮件可以标记为已读。
一次只有一个客户端可以访问 POP3 邮箱，并且一旦邮件被共享POP3 通常与 ISP 邮件服务相关，而 IMAP 通常由基于 Web 的电子邮件服务使用。 IMAP 灵活性可用于大多数 POP3 帐户，但可以使用支持 IMAP 的电子邮件客户端。当今大多数流行的电子邮件客户端都支持 POP3 和 IMAP 协议。 
