数据文件是一个通用术语，指任何保存数据的计算机文件。由于这些可以是计算机中任何类型的数据存储文件，因此大多数计算机用户都使用数据文件。总的来说，系统上的所有数据存储都是由各种类型的文件组成的。在业务环境中，数据文件有时特指业务信息的数据库，例如客户数据或销售图表。
一般来说，数据文件通常简称为"文件"。当必须存储或保存一条数据时，数据文件就发挥作用。即使用户没有手动保存文件，计算机也可能会创建临时数据文件以使用户更快地完成操作。此功能最常用于 Web 浏览器，该浏览器保留网站信息的数据缓存，以便用户稍后快速访问该网站。<图 >
电子表格文件是一种数据文件。
数据文件与程序文件不同；它是一种数据文件。程序文件具有可执行程序代码，而数据文件存储可由应用程序调用的数据。数据文件的类型有数百种。常见的扩展名包括 .xls（指 Microsoft Excel® 电子表格）和 .efx（通常是电子传真文档）。程序文件也很多，其中包含可执行代码的文件包括扩展名 .msi（Microsoft Windows® Installer 程序文件）和 .dll（动态链接库文件）。
执行数据备份可防止丢失信息打开数据文件需要使用具有读取文件类型能力的程序。例如，.txt 文本文件需要使用文本阅读器或编辑器来访问文件中的数据，并且用户需要手头的 Microsoft Excel® 或兼容程序来读取 Microsoft Excel® 电子表格文件。某些文字处理程序（例如 OpenOffice® 和 Microsoft Word®）能够读取多种数据文件类型并转换最初在不同程序中创建的文件。将文件类型从一种程序转换为另一种程序很少会产生完美的转换，并且经常会导致转换后的文件出现格式或文本放置问题。
数据文件备份是维护计算机存储系统的重要组成部分。硬盘驱动器可能会在没有任何警告的情况下损坏，并且具有多个用户的计算机上的数据文件有时可能会消失得无影无踪。在备份硬盘或通过互联网访问的远程数据存储服务器上备份重要数据，可以保护用户对财务信息、媒体项目或学期论文等重要文件的访问。损坏的硬盘上的数据可能会丢失有时可以由计算机存储技术人员恢复，但该过程可能既昂贵又缓慢，而且可能不成功。
