硬拷贝是一种适合直接使用的材料，这意味着用户可以直接阅读材料，而不必通过计算机或其他技术对其进行处理。最经典的例子是纸质印刷材料。许多与电子产品密切相关的行业都使用该术语以及其他术语来区分正在讨论的媒体类型。它有时也称为永久复制，因为它一旦生成就不会改变。
硬拷贝有一些优点。对于复制品，硬拷贝通常比电子版本更可取。任何人都可以随时阅读它，因为它不需要外部设备的帮助。重要的官方文件通常以这种形式保存，以创建材料的有形记录。此外，硬拷贝不会受到电子系统故障的影响，虽然它可能会物理丢失或损坏，但它不会像硬拷贝那样被损坏或丢失。计算机文档可以。因此，许多人生成重要材料（例如文学手稿）的电子版和印刷版。
计算机文档的打印版本通常称为硬拷贝。
当然，也有缺点到硬拷贝介质。它需要更多的空间来存储，因为必须为这种格式的文档留出空间。它还需要员工时间来存储、检索和处理。对于小公司来说，让员工花时间处理此类材料并不总是可行的。例如，将纸质归档系统转换为电子归档系统可以释放小型办公室的大量空间和时间，使公司能够专注于开发新产品。
复印机用于复制原件，制作硬拷贝。此外，硬拷贝副本不像电子媒体那样便于携带。要从一个地方运输到另一个地方，需要物理携带，这需要时间。另一方面，电子文档几乎可以通过电子系统即时传输。使用硬拷贝然而，它确实确保了收件人可以阅读它，因为平台兼容性或文件损坏问题没有实际意义。它还赋予所涵盖的材料一定的重要性，因为大多数人将纸质纸张与敏感或官方材料联系起来。<图>
一些编辑更喜欢在查看手稿时使用硬拷贝。
还有潜力硬拷贝比电子档案的保存时间要长得多。如果它是在档案质量的纸张上制作并正确处理和存储的，那么它将在一个世纪后，甚至更远的未来仍可供阅读。然而，电子数据在较短的时间内可能会变得不稳定。由于技术进步使其过时，也可能无法访问读取数据所需的设备。
