事务文件是一个数据文件，其中存储与主文件中的条目相关的事务记录。此类文件用于将常规事务活动与主文件信息隔离，同时允许数据库通过关键引用将两者联系在一起。此关键参考通常是两组记录共有的单个条目，例如帐号、员工或客户姓名或采购订单。这使得数据库操作员可以保持主文件相对较小，同时可以访问完整的交易历史记录以进行审计跟踪或报告。
公司数据库可以包含大量信息，这些信息通常包括客户、供应商和员工的个人详细信息，以及与每个相关的重复事件的记录。这些数据库通常分为主文件和事务文件。主文件包含个人的具体详细信息，例如姓名、公司联系人、地址、电子邮件列表和特定产品特定于个人或公司的产品或服务。交易文件包含销售或购买交易、日历事件或员工详细信息，例如休假、纪律处分或职业发展报告。
男子手持计算机
这些交易数据块包含一个关键条目，是主文件和事务文件共同的一条信息。这可能是帐号、联系人姓名、员工识别号或财务详细信息，例如采购订单或发票号码。键条目是数据库用来将事务条目与其相应的主文件记录联系起来的唯一标识符。然后，对特定主文件事务的任何查询或搜索都将隔离该记录的整组条目或任何一个特定条目，具体取决于密钥的具体程度如何。
维护单独的主文件记录和事务文件记录可以使主文件保持在可管理的大小，并且仅专用于实体特定的条目。在用户将事务记录存储在异地或存档服务器上的应用程序中，将它们与主文件分开也使存档变得更加容易。保留专用的交易文件还可以轻松有效地进行审核。该文件还可以作为许多数据库的诊断或规划辅助工具，这些数据库具有基于其内容的广泛报告功能。这种类型的分割文件排列通常称为引用文件系统，因为主文件"引用"事务文件以获取特定事件详细信息。
