什么是软拷贝？ （附图片）

软拷贝是文档的电子副本。它与硬拷贝、打印在纸张或其他介质上的文档形成对比。软拷贝易于传输、分发、共享和操作——所有潜在的缺点或优点都取决于所涉及的文档。它们还可以用于通过打印文档副本来生成硬拷贝。许多无纸化或低浪费的办公室严重依赖软拷贝来沟通和共享信息。

软拷贝通常可以在各种文字处理程序中打开。为了增加安全性，文档可以以只读格式保存。这将允许人们查看它，但不能更改软拷贝。如果人们担心数据被有权访问该文件的人更改或操纵，这可能很有用。一些程序还维护更改日志，允许人们跟踪对文档所做的更改，如果需要将文档恢复到先前的点，则可以恢复这些更改。<图>软拷贝或电子版文档的副本，可用于打印硬拷贝。

拥有软拷贝的人可以通过电子邮件发送它们，通过网络传输它们，或者将它们放在光盘或便携式硬盘上驱动分享。各种分发技术非常有用，并且可以使办公室消除传真机和快递等费用。由于存在更改的可能性，软拷贝通常不具有与硬拷贝完全相同的法律地位，但它们可用于办公室中的大多数活动，包括来回发送合同的软拷贝草稿以供编辑和批准之类的事情，人们在签名前仔细检查硬拷贝，以确保其中包含他们想要的更改。<图 >复印机用于打印硬拷贝，但对于软拷贝则不需要。

软拷贝副本还可以用于演示等内容，人们可以以电子方式分发文档，以便每个人都有副本，或者在演示或活动的屏幕上显示它。在最后一刻进行编辑的能力对人们很有用谁想要时间完善演示文稿，谁可能需要在最后一刻进行更改以适应不断变化的信息和其他问题。教师通常以软拷贝形式存储课堂材料，以便他们可以轻松更改它们并在课程中重复使用它们。